여행정보 호텔예약/ 절차 및 방법

호텔예약

출장으로 여행하는 경우, 호텔은 한국에서 출발하기 전에 미리 예약(Reservation)해 두는 것이 여러 모로 편리하다. 예약하는 방법은 다음과 같이 몇 가지 방법이 있다.

외국 회사를 방문할 때는, 한국 지사에 근무하는 영업 사원에게 부탁하면 그 회사 지정 호텔로 예약해 주는데, 이런 경우 20~60%의 할인(Discount)혜택을 받을 수 있다. 한국 지사가 없다면 그 회사에 Fax나 전자 메일을 통해 직접 부탁하면 된다.

Conference에 참석하는 경우에는 Conference 참석자를 위해, 특별 할인을 해주는 호텔 이름과 금액, 예약 방법 등이 참가 안내서에 적혀 있다. 이때 주의할 것은 늦게 신청하면 호텔 방이 없을 수도 있다. 또 이러한 Conference는 대개 도심지에서 열리므로 호텔 가격이 할인되더라도 하루에 $100 이상으로 비싸다.

또 다른 방법은 국내에 있는 여행사를 통해 예약을 하는 것이다. 이런 경우에는 약 20~30% 정도 할인을 받을 수 있다.

외국 공항에 도착해서 호텔을 예약할 경우에는, 보통 공항의 수화물을 찾는 곳이나 로비에 보면 여러 호텔들을 소개하는 광고판이 있는데 광고판 아래에 전화가 있다. 이 전화를 이용하여 예약을 할 수 있다. 여의치 않으면 공항내의 전화 번호부를 뒤져서 호텔을 찾아내어 전화를 걸어 예약을 하고 호텔까지 가는 방법을 물어보면 된다.

호텔을 에약할 때 반드시 물어보는 것이 신용카드 번호와 신용카드 유효일자이다. 따라서 전화하기 전에 신용카드를 미리 꺼내어 놓는 것이 좋다.

대부분의 호텔은 아래와 같이 크게 3가지 등급으로 나눌 수 있다.

1. Expensive hotel : 고급 호텔. Hayatt, Sheraton, Hilton 등이 있으며 모두 chain 형태로 운영된다. 가격은 $100~300 정도이다.
2. Reasonable hotel : 중급 호텔. Holiday inn, Ramada, Embassy suites, Marriot 등이 있으며 가격은 $50~100 정도이다.
3. Inexpensive hotel : 싼 호텔. 보통 모텔을 지칭하며 $30~50정도이다.



호텔예약을 하는 방법에는 여러가지가 있지만, 대부분의 방식은 거의 동일하다. 그 예약방법과 사용도구에 따라 조금식 차이가 있긴하지만 기본적으로 제시되는 항목은 동일하다.

1. 전화 예약

전화로 예약을 하는 경우는 인터넷이나 호텔예약대행업체를 이용할 수 없을 때 이용하는 방법으로 바로 예약여부를 확인할 수 있는 장점은 있으나, 해당지역의 호텔 영업시간에 맞춰 전화를 해야하며, 의사소통이 잘되지 않아 예약이 잘못되는 단점이 있기도 하다. 하지만 아래의 방법과 절차를 통하면 실수를 줄일 수 있을 것이다.

1. 목적에 맞는 호텔을 선택한다. (비지니스, 리조트 호텔)
2. 해당지역의 업무시간에 맞춰 전화한다. (해당 지역과 시차를 확인한다.)
3. 투숙날짜와 기간에 대해 객실 가능여부 문의한다.
4. 요금과 TAX, SVC CHARGE등을 확인한다.
5. 투숙객 영문이름과 연락처를 알려준다.
6. Guarantee할 카드번호를 알려주소 Confirm No를 받는다.
7. 취소기한을 확인한다.
8. 예약을 해준 담당자의 이름을 받아 놓는다.
9. 팩스나 e-mail로 예약내용을 요청한다.


2. Fax 예약

해당호텔이 업무시간이 아니거나 시차에 맞춰 전화를 하기 힘든 경우 팩스로 해당호텔 예약과에 요청하면 다음날 호텔예약여부를 알려준다.
팩스를 보낼시에는 간결하게 자신이 요구하는 내용을 영문으로 작성하면된다. 자료실의 팩스샘플을 참고하면 도움이 된다.

- 팩스보낼시기입해야 할 필요사항

1. 보내는 날짜
2. 받는 호텔명과 팩스번호, 담당부서
3. 보내는 사람의 이름과 연락처
4. 투숙객 성과 이름
5. 체크인, 아웃 날짜와 도착 교통수단의 정보
6. 투숙객 수,
7. 객실종류와 구분
8. 원하는 요금종류
9. 보증용 카드번호와유효기간
10. 기타 특별 요청사항


3. 인터넷을 통한 예약

요즘에는 해당호텔의 홈페이지를 통해 온라인으로 예약이 가능한 호텔들이 상당히 많이있다. 특히 유명한 체인호텔과 최근에 오픈할 호텔일수록 인터넷을 통해 예약이 쉽고 편리하게 되어있다. 하지만기본적으로 동일한 형태의 예약시스템을 사용하기 때문에 한 호텔만 예약하게 되면 다른 호텔예약이라도 쉽게 할 수 있다.